Išmanūs sprendimai verslui: kaip užtikrinti sklandų komandos darbą nuotoliniu būdu?

Martynas 10 Gegužės, 2021

Šiandien dėl pandemijos dauguma įmonių dirba nuotoliniu būdu. Įvairios darbo funkcijos atliekamos skaitmeninėje erdvėje, kuri tapo neatsiejama įmonių veiklos dalimi. Ta proga „Bitės Profai“ primena patogiausius įrankius efektyviam komandos darbui nuotoliniu būdu organizuoti.

Taip lengviau: greitasis skaitymas

Darbą su kolegomis palengvina galimybė „Signal“ ar „WhatsApp“ platformose kurti daugybę skirtingų pokalbių kanalų
„Google Docs“ ir „SharePoint“ įrankiai leidžia visiems koreguoti tą patį dokumentą vienu metu – taip palengvinamas komandos bendradarbiavimas per atstumą
Kasdienėms užduotims deleguoti puikiai tiks programėlė „Trello“
Parsisiuntę „ClickUp“ realiu laiku galėsite stebėti kiekvienos užduoties progresą

„Net ir keli išmanūs įrankiai gali užtikrinti sklandžią įmonės veiklą nuotoliniu būdu. Vieni skirti efektyviam projektų valdymui, kiti – darniai vidinei komunikacijai. Gera žinia, kad daugelis įrankių jau integruoti arba nesunkiai įdiegiami į kasdien naudojamus įrenginius. Tik svarbu žinoti, kaip tinkamai jais pasinaudoti“, – pasakoja „Bitės Profė“ Lina Štrafėlaitė.

Kaip išsirinkti efektyvius komunikavimo būdus?

Dirbant nuotoliniu būdu itin svarbu komunikuoti per visiems patogius kanalus. Nors iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, jog galima bendrauti ir el. paštu, anksčiau ar vėliau reikia tinkamų platformų pasiskirstyti darbus ar greitai spręsti iškilusius klausimus.

Šiam tikslui puikiai pasitarnaus ir puikiai pažįstamos susirašinėjimo programėlės, tokios kaip „Signal“ („Android“ ir „iOS“), „Skype“ („Android“ ir „iOS“) ar „WhatsApp“ („Android“ ir „iOS“). „Signal“ – viena populiariausių, nes bendravimą paverčia itin lengvu ir paprastu. Čia komandos gali susikurti atskirus pokalbių kanalus, kuriuose patogu dalintis nuotraukomis ar dokumentais.

„Dissapearing Messages“ funkcija užtikrina itin saugų ir privatų pokalbį per „Signal“. Tereikia nustatyti laikmatį ir perskaitytos žinutės automatiškai išsitrins, pavyzdžiui, po 5 sekundžių. Šiai funkcijai įjungti pokalbio lange spustelėkite tris taškelius viršuje (dešinėje pusėje), pasirinkite „Dissapearing Messages“ ir nustatykite po kiek laiko žinutės išsitrins.

„WhatsApp“ atrodo kaip paprasta susirašinėjimo programėlė, tačiau siūlo daugiau funkcijų. Pavyzdžiui, susikūrus atskirus pokalbius kiekvienam projektui, lengviau atsekti kiekvieno jų procesą, prisiminti, kas jau aptarta. Taip pat galima sukurti atskirą susirašinėjimą, skirtą ne darbiniams reikalams – taip svarbūs darbiniai reikalai nepasimes tarp dienos naujienų aptarimo“, – aiškina „Bitės“ išmaniųjų įrenginių ekspertė.

Kaip vieną dokumentą redaguoti kartu su kolegomis?

Komandinis darbas padeda nuveikti daugiau, todėl dirbant per atstumą bendradarbiauti kritiškai svarbu. Išmanieji redagavimo įrankiai „Google Docs“ („Android“ ir „iOS“) ar „SharePoint“ („Android“ ir „iOS“) leidžia vienu metu ne tik kurti ar redaguoti tekstą kartu su kolegomis skirtingose vietose, bet ir pridėti nuorodų ar nuotraukų. Čia taip pat galima bendrinti dokumentus su bet kuo, todėl galėsite leisti juos peržiūrėti ar redaguoti net ir klientams.

„Vienas paprasčiausių būdų patogiai laikyti įvairius failus, tai rinktis patikimas saugyklas – „Google drive“ („Android“ ir „iOS“), „Dropbox“ („Android“ ir „iOS“), „OneDrive“ („Android“ ir „iOS“) ar „iCloud“. Savo duomenis lengvai pasieksite iš bet kurio įrenginio, o norint pasidalinti failais su kolegomis, pakaks sukurti nuorodą, kurią jiems užteks paspausti“, – sako L. Štrafėlaitė.

Jei daug dirbate su popieriniais dokumentais, tikrai pravers nemokamos skenavimo programėlės: „Adobe Scan“ („Android“ ir „iOS“), „Microsoft Lens“ („Android“ ir „iOS“) ar „TapScanner“ („Android“ ir „iOS“). Skenuokite dokumentus, prezentacijas, asmens tapatybės korteles ar sąskaitas. Programėlė atpažins tekstą ir sugeneruos PDF failą, kuriuo galėsite pasidalinti su kolegomis ar klientais.

„PDF failą greitai galite sukurti ir per „Google Docs“. Jeigu dokumentą norite nusiųsti ne „Word“, o PDF formatu, nukopijuokite jo nuorodą, tačiau vietoje jos pabaigoje esančio žodelio „edit“, įrašykite „export?format=pdf“. Gavusiam tokią nuorodą automatiškai į įrenginį atsisiųs PDF failas”, – priduria ekspertė.

Kaip organizuoti užduotis ir iškelti tikslus?

Dirbant nuotoliniu būdu itin svarbu aiškiai suplanuoti kasdienes užduotis. Tam padeda projektų organizavimo ir valdymo įrankiai, tokie kaip „Trello“ („Android“ ir „iOS“) ir „ClickUp“ („Android“ ir „iOS“), kurių pagrindinėmis funkcijomis galite naudotis nemokamai.

„Per „Trello“ galėsite vizualiai stebėti projekto eigą ir lengviau organizuoti darbus. Įrankis taip pat leidžia kurti sąrašus, deleguoti darbus kolegoms ar komentuoti jų įrašus ir taip greičiau išspręsti proceso eigoje kilusius klausimus. Norint užduotis papildyti nuotraukomis ar persiųsti failus kolegoms, užteks įkelti juos į programą“, – privalumus vardija „Bitės Profė“.

Kai kurios komandos „Trello“ platformoje turi labai daug užduočių kortelių. Tam, kad nematytumėte jums neaktualių ir greičiau susigaudytumėte, klaviatūroje spustelėkite Q klavišą ir matysite tik tas korteles, kuriose esate priskirti ir jūs. Vėl visas korteles išvysite dar kartą paspaudę Q mygtuką.

Dar viena programėlė, kurią rekomenduojama išbadyti, yra „ClickUp“. Be įprastų darbų valdymo funkcijų, čia nustatysite komandos tikslus ir stebėsite kiekvieno nario įsitraukimą į jų siekimą. „ClickUp“ taip pat leidžia kurti dokumentus ir jais dalintis.

Šį straipsnį parengė išmaniųjų paslaugų ir įrenginių ekspertai – BITĖS Profai. Jie kasdien rūpinasi, kad BITĖS Profų namuose internete, tinklalapyje bitesprofai.lt, sužinotumėte visas svarbiausias technologijų naujienas ir patarimus. Norite su BITĖS Profais pasitarti gyvai? Užsukite į jums artimiausią BITĖS saloną, susisiekite telefonu 1501 arba internetu. Nemokamai padedame visų operatorių klientams.